maart 10, 2020

Plakk.nl

Blogs voor iedereen

Wat is het programma van eisen?

Als er een groot project moet worden opgezet, is het heel belangrijk dat alle gezichten dezelfde richting op staan. Als dit niet het geval is, kan er veel misgaan. Het project verloopt moeizamer of de gewenste resultaten worden niet behaald. Dit is erg zonde, aangezien dit veel geld en tijd kan kosten. Daarom moet er worden gekeken naar een manier om dit te voorkomen. Het programma van eisen kan dan een oplossing bieden. Het programma van eisen kan zelfs onmisbaar zijn bij grote projecten.

Deze manier van werken kan worden gebruikt bij ieder project, of dit nou gaat om een fusie, digitalisering, een verandertraject of het aanstellen van nieuw personeel. Er moet altijd gebruik worden gemaakt van een programma van eisen. Dit programma bestaat uit vijf fasen, de eerste is de verkenningsfase, de tweede de te bepalen ambitie. Een derde fase omvat het programma van mogelijkheden, en de vierde fase is het opstellen van een programma van eisen. De laatste fase bestaat uit een leidraad voor alle betrokkenen.

Verkenningsfase

In het begin is de verkenningsfase van groot belang, als deze niet goed doorlopen wordt kunt u als organisatie tegen veel problemen aanlopen. Het is hierbij ontzettend belangrijk dat er goed wordt gekeken naar de organisatie zelf.  Wat zijn de tekortkomingen, wat zijn de ambities, wat voor maatschappelijke ontwikkelingen spelen er momenteel en waar moet er voornamelijk rekening mee gehouden worden tijdens het project. Als dat is gedaan, kan er worden doorgegaan naar de tweede fase, dat is de ambitiefase.

De ambitiefase

De nieuwe manier van werken wordt gekenmerkt door ambities en ontwerpuitgangspunten, het is bij een programma van eisen belangrijk deze mee te nemen. Als deze zijn meegenomen, kan men door naar de volgende fase. Er komen verschillende onderwerpen aan bod zoals: samenwerking, flexibiliteit, duurzaamheid, welzijn, identiteit en een professionele leidinggevende. Het is hierbij belangrijk dat de werknemers de mogelijkheid krijgen om autonoom te werken. Autonomie vergroot de zelfeffectiviteit, wat op zijn beurt de werktevredenheid, intrinsieke motivatie en betrokkenheid vergroot. Het is dus heel belangrijk dat deze punten worden meegenomen in het stappenplan van het programma van eisen.

Programma van mogelijkheden

In het programma van mogelijkheden wordt er gekeken naar welke riemen er zijn om te roeien. Er wordt gekeken naar de teams, de faciliteiten, het budget en de tijd. Alle belangrijke zaken worden meegenomen, om zo in kaart te brengen wat er gedaan kan worden. Als dit niet gebeurt, kan er niet worden bepaald wat er mogelijk is in een bepaald tijdsbestek. Op basis van deze onderdelen wordt het programma van eisen opgesteld. De uitwerking van het programma van eisen is dan ook een van de laatste stappen in het proces.

De uitwerking van het programma van eisen

Uiteindelijk wordt het programma in de laatste twee fasen afgerond. Alles is in kaart gebracht en de opdrachtgever hoeft niet bang te zijn dat het project de mist ingaat. Dit geeft enorm veel vertrouwen aan zowel de opdrachtgever als het personeel. Ook dit draagt bij aan de autonomie van de werknemers!

Integraal en kundig. Dat is wat YNNO kenmerkt als het gaat om nieuwe manieren van werken en wat u kan verwachten. Bent u op zoek naar advies en begeleiding voor nieuwe manieren van werken? Neem dan contact op met YNNO.

You may have missed